W małej i średniej firmie problemy informatyczne rzadko pojawiają się w dogodnym momencie. Niedziałająca poczta, brak dostępu do plików, awaria komputera księgowości czy problem z siecią potrafią zatrzymać pracę kilku osób jednocześnie. Jednocześnie wiele firm nie potrzebuje informatyka na pełny etat. Właśnie w takim miejscu pojawia się outsourcing IT.
Czym jest outsourcing IT?
Outsourcing IT oznacza przekazanie części lub całości bieżącej obsługi informatycznej zewnętrznemu partnerowi. Zamiast zatrudniać jedną osobę do wszystkich tematów technologicznych, firma korzysta z zespołu, który zajmuje się wsparciem użytkowników, komputerami, siecią, serwerami i innymi elementami infrastruktury.
Zakres współpracy może być różny. Dla jednej firmy będzie to przede wszystkim pomoc pracownikom i opieka nad komputerami, dla innej administracja serwerami, siecią LAN, kopiami zapasowymi i bezpieczeństwem.
Kiedy outsourcing IT ma sens?
Najczęściej wtedy, gdy firma jest już zbyt duża, aby sprawami IT zajmowała się przypadkowa osoba „przy okazji”, ale jednocześnie nie ma potrzeby tworzenia pełnego działu informatycznego.
- pracownicy regularnie zgłaszają problemy z komputerami lub oprogramowaniem,
- firma korzysta z kilku lub kilkunastu stanowisk roboczych,
- dane są ważne dla działalności i wymagają uporządkowanych kopii zapasowych,
- w biurze działa serwer, NAS, monitoring lub bardziej rozbudowana sieć,
- awaria jednej usługi potrafi zatrzymać pracę całego zespołu,
- właściciel lub pracownik administracyjny traci czas na rozwiązywanie problemów technicznych.
Co powinien obejmować dobry outsourcing IT?
1. Bieżące wsparcie użytkowników
Podstawą jest szybka pomoc w codziennych problemach: poczta, drukarki, system operacyjny, dostęp do zasobów, konfiguracja nowych stanowisk czy problemy z oprogramowaniem.
2. Opiekę nad siecią
Sieć firmowa powinna być stabilna, bezpieczna i udokumentowana. Partner IT powinien wiedzieć, jak jest zbudowana, jakie urządzenia są wykorzystywane i gdzie znajduje się potencjalne wąskie gardło.
3. Administrację serwerami i zasobami
Jeżeli firma korzysta z serwerów Windows lub Linux, urządzeń NAS albo innych centralnych usług, ktoś powinien odpowiadać za ich konfigurację, aktualizacje, monitoring i ciągłość działania.
4. Kopie zapasowe i bezpieczeństwo
Backup nie powinien być rozwiązaniem, o którym przypominamy sobie dopiero po awarii. Istotna jest nie tylko sama kopia, ale również regularna kontrola, czy dane można z niej rzeczywiście odtworzyć.
Outsourcing IT czy własny informatyk?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy. Własny informatyk ma sens tam, gdzie zakres pracy uzasadnia pełny etat. Outsourcing daje natomiast dostęp do kilku kompetencji bez konieczności budowania całego działu IT. Jest też łatwiejszy do skalowania — zakres wsparcia może rosnąć razem z firmą.
Najważniejsze jest przejęcie odpowiedzialności
Dobra obsługa IT nie polega wyłącznie na reagowaniu na awarie. Jej wartość pojawia się wtedy, gdy partner zna środowisko klienta, potrafi przewidywać problemy i stopniowo porządkuje infrastrukturę. Dzięki temu właściciel firmy nie musi zastanawiać się, kto zajmie się siecią, serwerem czy komputerem pracownika.
SmartLan świadczy usługi obsługi informatycznej firm, administracji serwerami Windows i Linux oraz budowy i utrzymania infrastruktury sieciowej. Jeśli chcesz sprawdzić, jaki zakres wsparcia będzie odpowiedni dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami.